ANIMÉS PAR
LA PASSION DU VOYAGE

CONDITIONS GENERALES ET PARTICULIERES DE VENTE

Les séjours VIVALANGUES sont conformes aux nouvelles dispositions législatives régissant l’organisation de voyages depuis le 1.07.2018 : - Code du tourisme Livre II articles L211-1 à L211-14 - ordonnance 2017.1717 du 20/12/2017 - décret 2017.1871 du 29/12/2017 - arrêté du 1/03/2018 Textes disponibles sur www.legifrance.gouv.fr Ce sont des voyages à forfait au sens de la directive (UE) 2015/2302 et de l’article L211.2.11 du Code du tourisme
Les conditions particulières qui suivent sont valables du 15 décembre 2018 au 20 janvier 2020. Ces conditions, la brochure, les éléments du site internet et la demande individuelle d’inscription constituent la documentation générale Vivalangues. Le participant et/ou ses parents/ son représentant légal reconnaissent expressément avoir pris connaissance des informations relatives au séjour choisi fournies avant l’inscription, qui constituent l’offre préalable au titre des articles R211-4 et R211-5 du Code du tourisme. Conformément à l’article L121-20-4 du Code de la Consommation, la vente de nos séjours n’entre pas dans le champ d’application du droit de rétractation. 
Les séjours Vivalangues sont conformes aux nouvelles dispositions législatives régissant l’organisation de voyages entrées en application le 1/07/2018 : 
- Code du tourisme Livre II articles L211-1 à L211-44, 
- ordonnance 2017.1717 du 20/12/2017, - décret 2017.1871 du 29/12/2017, 
- arrêté du 1/03/2018 
Textes disponibles sur www.legifrance.gouv.fr 

1- ORGANISATION DES SEJOURS VIVALANGUES : Vivalangues est une association à but non lucratif régie par la loi de 1901 (n°W595009847). Conformément à la loi relative à la vente et l’organisation de voyages et au code du tourisme. Elle : 
- est déclarée à la préfecture sous le n° W59 500 9847, 
- immatriculée au Registre des Opérateurs de Voyages et de Séjours sous le n° IM059100010 (ACFESELS), 
- agréée par le Ministère de la Jeunesse et des Sports sous le n° 59JEP1815, ses séjours sont déclarés auprès des services départementaux de la Jeunesse et des Sports, 
- a souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle auprès de la compagnie ALLIANZ IARD couvrant les dommages matériels et immatériels, 
- bénéficie d’une garantie financière APST qui est garante de tous les fonds déposés protégeant ainsi ses adhérents contre tous risques de carence ou de défaillance. 
Les ressortissants français ainsi que tous les autres résidents qui bénéficient d’un régime de sécurité sociale sont assurés pour les frais médicaux selon les accords passés entre pays dans la limite et selon les modalités de la couverture de sécurité (utilisation de la Carte Européenne d’Assurance Maladie). Les autres participants doivent s’assurer avant leur départ qu’ils disposent d’une couverture santé adéquate pour leur séjour à l’étranger ou à défaut souscrire une telle assurance à titre personnel. 
Vivalangues se tient à la disposition des parents pour tout conseil à ce sujet et peut en option et sur leur demande, souscrire une telle assurance en leur nom. Cette clause ne s’applique pas aux séjours aux USA, dans la mesure où, pour tenir compte de la spécificité des destinations, nous avons inclus les assurances responsabilité civile maladie et assistance rapatriement dans le tarif. 
Les parents doivent vérifier que leur assurance personnelle de responsabilité civile (multirisques habitation, assurance extrascolaire etc...) couvre bien le séjour du participant à l’étranger puisque la responsabilité civile individuelle des participants, à la loi, n’est pas incluse dans le contrat de vente proposé par Vivalangues. Toutefois, nous proposons en option un forfait assurance (cf rubrique 12, page 79). 
2 - INSCRIPTIONS : l’inscription à l’un des programmes proposés dans la présente brochure implique l’acceptation sans restriction de l’ensemble des conditions générales et particulières. Pour participer aux séjours Vivalangues, il est obligatoire de verser une cotisation de 60 € à l’association Vivalangues dont le but principal est de «permettre aux élèves du monde entier d’effectuer des stages dans différents pays afin de s’y rencontrer et de parfaire leurs connaissances linguistiques et culturelles et de nouer ainsi de solides liens d’amitié, qui contribuent en renforçant la compréhension mutuelle entre les peuples à l’établissement et au maintien de la paix dans le monde». L’intégralité des statuts est disponible sur simple demande. Nous n’acceptons que des inscriptions fermes et subordonnées à aucune condition. Une demande d’inscription dûment remplie devra être adressé à Vivalangues accompagnée d’une somme de 60 € non remboursable représentant la cotisation familiale (valable un an) et d’arrhes de 500 € pour les séjours en Europe (700 € pour les séjours hors Europe). Nous n’acceptons que les chèques tirés sur une banque française libellés en Euro ou les virements bancaires. Pour les chèques tirés sur une banque étrangère, des frais de recouvrement seront perçus (environ 50 €). Les participants peuvent s’inscrire par correspondance (règlement par carte bancaire possible et/ou chèques vacances de l’ANCV). 
Le renvoi de la demande d’inscription jointe à la présente brochure ne constitue pas une garantie d’inscription, celle-ci ne devenant définitive et n’ayant valeur de contrat qu’après acceptation par Vivalangues et retour au participant ou à son représentant légal du contrat de vente, accompagné d’une facture. Ces deux documents constituent la confirmation d’inscription. Des documents complémentaires pourront être exigés. Chaque inscription dépendant des places disponibles dans les différents lieux d’accueil, il convient et il est recommandé aux participants de s’inscrire le plus tôt possible. Pour toute inscription tardive ou modification du fait des parents ou du participant, un supplément forfaitaire de 50 € sera perçu pour couvrir les frais administratifs et de télécommunications de dernière minute (moins de 3 semaines avant le départ pour l’Europe et 6 semaines avant le départ pour les USA, le Canada, l'Australie et l'Argentine).
3 - CONDITIONS DE PARTICIPATION : pour pouvoir profiter pleinement de son séjour, chaque participant doit être autonome et dans un état de santé compatible avec les différentes composantes du programme (formalités requises par les douanes, déplacements, activités complémentaires, etc…). C’est la raison pour laquelle il est indispensable qu’au moment de l’inscription, les parents ou le participant, nous informent par écrit des problèmes éventuels de santé, traitements médicaux en cours, handicaps etc… afin que Vivalangues puisse en toute connaissance de cause, décider d’accepter ou non l’inscription du participant au séjour linguistique. 
Vivalangues ne garantit pas de pouvoir accepter les jeunes atteints de maladies et/ou troubles tels que spasmophilie, hémophilie, épilepsie, anorexie ou handicaps (cécité, surdité etc...).
Cependant, nous nous efforcerons de trouver une solution de façon à ce que nos séjours soient accessibles au plus grand nombre sans discrimination. Un certificat médical de non contre indication sera dans tous les cas exigé. Dans le cas notamment d’allergies, nous rappelons aux participants que dans tous les pays où Vivalangues organise des séjours linguistiques, les habitants ont pour habitude de s’entourer d’animaux domestiques. De la même façon, qu’il s’agisse de jardins privatifs ou du fait des activités organisées en plein air, les participants seront amenés à se trouver à proximité de végétaux susceptibles de provoquer des crises chez les sujets particulièrement exposés aux allergies. Si une telle situation risquait de mettre en danger la santé du participant, Vivalangues recommande aux parents de ne pas inscrire leur enfant à un séjour. Si certains parents inscrivaient leur enfant sans que Vivalangues soit prévenue d’un risque de maladie chronique, Vivalangues se verrait dans l’obligation de prendre toute disposition pour que le participant reçoive des soins appropriés et soit renvoyé en France, ce rapatriement serait effectué aux frais des parents sans qu’aucun dédommagement ne soit possible. Compte tenu des contraintes réelles que représentent l’accueil d’un participant ayant des allergies alimentaires telles qu’au gluten, à l’arachide, etc., Vivalangues ne pourra accepter son inscription que si toutes les conditions peuvent être réunies pour satisfaire ces contraintes. A noter que dans le cas où l’acquisition de produits alimentaires spécifiques est nécessaire, un supplément tarifaire pourra être exigé pour couvrir les frais. 
De façon générale, les séjours proposés ne sont accessibles aux personnes à mobilité réduite qu’après vérification au préalable que toutes les conditions soient réunies concernant le transport, l’hébergement, les lieux visités et l’exécution du programme du séjour au sens large. 
4 - PRIX : Pour cette brochure les prix ont été établis sur les indices économiques en vigueur au 15 novembre 2018. 
Ces prix ne seront révisés à la hausse ou à la baisse qu’en cas de modifications : 
- du coût du transport, lié notamment au coût du carburant, 
- des redevances et taxes afférentes aux prestations offertes, telles que les taxes d’embarquement, de débarquement dans les ports et les aéroports. 
En particulier, les prix seront révisés à la baisse ou à la hausse dès qu’une modification des taux de change sera égale ou supérieure à 5% par rapport aux taux de change constatés le 15 novembre 2018. Cette dépense représente environ 50% du tarif total selon les séjours. Au cours des trente jours qui précèdent la date de départ prévue, le prix fixé au contrat ne pourra faire l’objet d’aucune modification. Tous les prix pour les séjours en Europe s’entendent TVA comprise (Art. 226-1E du CGI). Pour le cas où le régime de cette taxe évoluerait (assujettissement pour les séjours hors CEE, USA par exemple), l’augmentation serait intégralement répercutée. Vivalangues a inclus le montant des taxes aéroportuaires, de sécurité et surcharge carburant connues au 15 novembre 2018. Veuillez vous reporter aux informations disponibles sur notre site internet pour les voyages en avion. A l’exception d’ajustements tarifaires éventuels, les prix indiqués seront appliqués pendant toute la validité de la brochure 2019. 
5 - MODIFICATIONS, REPORTS ET CESSION : toute modification, report ou cession d’un séjour de la part de l’acheteur sera considéré comme une annulation et devra faire l’objet d’une nouvelle réservation avec la perception d’une somme forfaitaire de 50 € pour frais de dossier. En cas d’empêchement imprévu, les parents pourront céder l’inscription de leur enfant à un autre jeune comme le prévoit la loi. Dans ce cas, le cédant devra impérativement informer Vivalangues de la cession du contrat par lettre recommandée avec accusé réception ou tout moyen permettant d’en obtenir un accusée réception, au plus tard 7 jours ouvrables avant le début du séjour, cachet de la poste faisant foi. Cette lettre devra être accompagnée du bulletin d’inscription correctement et totalement rempli par le cessionnaire qui devra choisir un séjour identique à celui choisi par le cédant. Le cessionnaire devra en outre remplir toutes les conditions requises pour le séjour (âge, sexe, niveau de langue et d’études, etc.). 
Cette cession entraînera les frais supplémentaires suivants (hors pénalités éventuelles des compagnies de transport /Eurostar, Avion) : 
- jusqu’à 16 jours avant le départ : 150 € 
- de 15 à 7 jours avant le départ : 200 € 
Le cédant et le cessionnaire seront solidairement responsables du paiement des frais de séjour et de voyage ainsi que des frais supplémentaires éventuels occasionnés par cette cession. 
Les contrats d’assurance (assurance annulation éventuellement souscrite) ne sont pas cessibles et la prime versée reste acquise à Vivalangues. Lorsqu’avant le départ le respect d’un des éléments essentiels du contrat est rendu impossible pour cause de force majeure (conformément à l’article L211.9 du Code du Tourisme), vous serez aussitôt informés et vous aurez la possibilité d’annuler votre séjour ou d’accepter la modification que nous vous proposons. En cas de refus de votre part, toutes les sommes versées hors cotisation et assurances vous seront restituées à l’exclusion de toute indemnité compensatrice ou dommages et intérêts. 
6 /A - OPTION DEUX FRANCOPHONES PAR FAMILLE : condition impérative pour certains séjours (selon le descriptif du séjour, les villes de séjour et le nombre total de participants). Vivalangues fera son possible pour satisfaire les parents, encore faudra-t-il qu’il y ait dans le groupe un autre jeune ayant souscrit la même option. En cas de nombre impair, il peut arriver qu’un jeune soit placé seul ou que 3 jeunes Français séjournent dans la même famille. Pour les séjours aux Etats-Unis, il est possible pour certaines destinations que 2 Français séjournent dans la même famille, ce qui correspond aux désirs des familles d’accueil et ne peut en aucun cas être considéré comme rupture de contrat. 
6 /B - OPTION 1 FRANCOPHONE PAR FAMILLE : le participant sera accueilli dans une famille s’engageant à n’héberger qu’un seul participant francophone. Si cet engagement n’est pas respecté (désistement impondérable), Vivalangues proposera un changement de famille dans les meilleurs délais sauf si les parents ou le participant majeur ne le désirent pas. Si aucune solution ne peut être apportée, Vivalangues remboursera une somme forfaitaire de 50 € par semaine passée à plusieurs francophones. Ces 2 options ne constituent pas un élément essentiel du contrat entre Vivalangues et les parents/représentants légaux
7 - SÉJOUR ÉCOURTÉ : pour tout séjour écourté (raisons personnelles, renvoi pour faute grave ou motif disciplinaire, non adaptation ou comportement asocial, accident ou motif médical, décision unilatérale des parents), les participants ne pourront prétendre à aucun remboursement. Dans l’éventualité où le responsable du séjour estimerait ne plus être en mesure d’assumer la responsabilité d’un participant, il pourra décider du retour immédiat de celui-ci. Les frais de retour anticipé et/ou d’accompagnement éventuel sont toujours à la charge du participant et/ou de ses parents, sauf lorsque ceux-ci peuvent être pris en charge dans le cadre de l’assurance assistance rapatriement (décès de parent, frère et sœur) pour le cas où celle-ci a été souscrite auprès de Vivalangues à l’inscription. Nous attachons beaucoup d’importance à l’image de la France reflétée par l’attitude des participants. C’est la raison pour laquelle il est indispensable que les participants adoptent un comportement exemplaire pendant le séjour et particulièrement vis à vis des familles d’accueil. 
8 - RÉCLAMATIONS : en fi n de séjour les participants sont invités à remplir un questionnaire de satisfaction à retourner à Vivalangues. En cas de réclamation, il convient d’adresser au siège social de Vivalangues (service qualité) une lettre recommandée avec accusé de réception dans les 3 mois à compter de la date de fin du séjour. A défaut de réponse satisfaisante dans les 60 jours, le client pourra saisir le Médiateur du Tourisme et du Voyage, dont les coordonnées et modalités de saisine sont disponibles sur le site www.mtv.travel
Comme le prévoit le Code du tourisme, il est indispensable que le participant signale à l’encadrement et à Vivalangues, pendant le séjour, toutes les difficultés qu’il rencontre car notre but est que le participant puisse profiter pleinement de son séjour. Dans toute la mesure du possible nous nous efforcerons d’apporter une solution corrective sous 48 heures (weekend et jours fériés exclus). Par ailleurs un numéro d’urgence 24h/24 est communiqué avant le départ. Tout problème non signalé pendant le séjour ne pourra donner lieu à aucune réclamation. 
9 - ANNULATION : l’annulation par l’adhérent devra être notifiée par tout moyen permettant d’en obtenir un accusé réception (lettre, télécopie, e.mail adressé au bureau de Vivalangues). La date retenue pour défi nir les délais de l’annulation qui donnera lieu aux pénalités indiquées ci-dessous est celle de la notification de l’annulation. 
Le tableau ci-dessous vous indique le montant qui sera retenu : 
- plus de 30 jours avant le départ : 30% du montant du voyage et du séjour ou la totalité de l’acompte, 
- entre 30 et 16 jours avant le départ : 75 % du montant du voyage et séjour, 
- entre 15 et 8 jours avant le départ : 90 % du montant du voyage et séjour, 
- moins de 8 jours avant le départ : 100 % du montant du voyage et séjour quelle que soit la raison. 
Nous vous rappelons que la totalité du montant facturé est due dès lors que le participant a reçu les coordonnées de sa famille d’accueil (ou est en contact avec elle via Facebook, e-mail, etc.) / de son lieu d’hébergement. Si vous souhaitez souscrire l’assurance annulation, merci de le faire dès l’inscription. La non-présentation au point de départ du fait d’un retard occasionné par un préacheminement aérien, terrestre ou ferroviaire, quelle qu’en soit la cause, entraîne l’application des frais d’annulation indiqués ci-dessus. Nous déclinons toute responsabilité pour le cas où le préacheminement n’aurait pas été souscrit auprès de Vivalangues dans le cadre de l’inscription du participant. En ce qui concerne les tarifs aériens, ferroviaires et terrestres à réglementation particulière (vols vacances, promotions spéciales, tarifs jeunes, etc…), les pénalités encourues seront celles prévues par le transporteur (billet non remboursable, non modifiable, non endossable etc…). Pour éviter ces désagréments, nous vous conseillons vivement de contracter l’assurance optionnelle proposée. En cas de non utilisation d’un billet d’avion émis et entièrement payé par les parents à Vivalangues, les parents auront la possibilité de demander le remboursement des «taxes d’aéroports» afférentes à celui-ci. Aucun frais ne sera facturé par Vivalangues. Pour ce faire, les parents doivent en faire la demande à Vivalangues par courrier (adresse : Vivalangues ,12 rue de Condé, BP 50221, 59562 La Madeleine Cedex). NB : la cotisation et les frais d’assurance ne sont jamais remboursables. 
10 - TRANSPORT UTILISE ET DÉPLACEMENTS SUR PLACE : Sauf mention particulière, il convient de préciser que le premier et le dernier jour du séjour sont consacrés au voyage. Les voyages en groupe vers la Grande- Bretagne auront lieu soit en autocar au départ du point de rassemblement puis en bateau ou en navette jusqu’à la ville de séjour, soit en train Eurostar ou en avion puis en autocar jusqu’à la ville de séjour. Pour l’Allemagne, les voyages en groupe se feront en train jusqu’à la destination principale, puis par un système de correspondances autocar ou train jusqu’à la ville de séjour. Pour l’Espagne, les voyages en groupe auront lieu en train ou en avion, puis en autocar jusqu’à la ville de séjour. Pour les USA, les voyages en groupe auront lieu en avion jusqu’à l’aéroport principal, ensuite éventuellement en autocar jusqu’à la destination finale. Les dates de séjours indiquées dans cette brochure n’ont qu’une valeur indicative car à la date de publication, nous n’avons pas encore obtenu confirmation de toutes les compagnies aériennes. Les dates sont donc susceptibles de varier en fonction des disponibilités. Dans tous les cas, les voyages en avion s’effectuent en classe économique, en 2ème classe en train. Un mode de transport pourra être substitué à un autre si la sécurité des voyageurs ou l’impossibilité d’obtenir des réservations l’impose, par exemple lorsqu’un voyage avion ou Eurostar est rendu impossible, l’inscription demeurera valable pour un transport en autocar, train ou bateau (Europe seulement). En cas d’effectif insuffisant, Vivalangues se réserve le droit d’annuler le séjour ou de proposer aux parents un voyage regroupé mais non accompagné, afin de ne pas décevoir les participants. Les jeunes seront alors accueillis par la famille ou le correspondant local à l’aéroport ou la gare d'arrivée.
Dans tous les pays et pour la majorité des séjours avec logement en famille, les participants disposent d’une autonomie car l’habitat est dispersé. Ils sont donc amenés à se déplacer par leurs propres moyens sans surveillance ni encadrement, notamment pendant les trajets entre le domicile de la famille et les lieux où se déroulent les cours et activités, que ce soit en semaine ou pendant le week-end. De ce fait ils sont souvent amenés à marcher seuls ou utiliser seuls les transports locaux, sans être accompagnés, surveillés ou encadrés. En toute hypothèse, pour l’ensemble des déplacements que les jeunes sont amenés à effectuer seuls, ils se doivent d’être attentifs et de respecter les règles de prudence. Ils doivent notamment être attentif au fait que dans certains pays on roule à gauche. Ils doivent également toujours être en possession des documents remis avant le départ (cordonnées des responsables locaux et/ ou français, coordonnées de la famille, coordonnées de Vivalangues - ligne d’urgence téléphonique disponible 7j/7 et 24h/24). En cas de réels problèmes ou si le participant n’avait pas de téléphone portable, nous leur recommandons de s’adresser à la Police qui les aidera à retrouver leur chemin ou pourra nous contacter sous réserve que le participant leur fournisse nos coordonnées. 
11 - VOYAGE INDIVIDUEL : sauf accord écrit de Vivalangues, le voyage individuel aller et/ou retour n’est toléré qu’en cas de force majeure ou de désir particulier du participant et/ou de ses parents (sauf mention contraire). Dans ce cas, aucun remboursement n’est possible sur le prix du billet collectif et les suppléments éventuels imposés par les compagnies de transport seront facturés. Pour les séjours «Aux dates de votre choix» le voyage individuel est obligatoire. 
12 - ASSURANCES : pour respecter les directives européennes en matière de prix et d’information du consommateur, nous avons dissocié le montant des assurances du prix du séjour (sauf pour les USA où les assurances responsabilité civile, accident et assistance rapatriement sont incluses). Vous devez vérifier si votre enfant est couvert en responsabilité civile. C’est généralement le cas en ce qui concerne la France si vous avez souscrit une assurance scolaire couvrant les activités extrascolaires et vous devez vérifier que celle-ci s’applique également en cas de séjour à l’étranger et hors période scolaire. Notez bien que cette assurance responsabilité civile individuelle de votre enfant est obligatoire. Elle doit couvrir les dommages matériels ou immatériels qu’il pourrait causer à des tiers. Vous devrez nous adresser un justifi catif ou une attestation valable pendant toute la durée du séjour. Si ce n’est pas le cas, nous vous proposons le forfait MAIF RAQVAM qui comprend l’assurance responsabilité civile individuelle, accident, rapatriement vol de bagages au prix de 20 € (application de l’article 52 de la convention gérée par le GIE Inter Mutuelles Assistance). En cas de souscription, un exemplaire des garanties applicables est envoyé sur demande au souscripteur. De la même façon une assurance annulation est possible pour les séjours de 1 à 4 semaines pour un tarif de 60 € (voyage en Europe) et 95 € (Voyage aux USA, au Canada et en Australie). Pour les séjours de plus de 4 semaines, une assurance annulation est possible pour un tarif représentant 4% du montant total du séjour quelle que soit la destination. Toutes les assurances optionnelles sont à souscrire et à payer obligatoirement dès l’inscription. Elles ne sont en aucun cas remboursées en cas d’annulation. Elles sont réservées au participant domicilié en France ou DOM. 
Conformément à la loi, en cas de souscription à l’une et/ou à l’autre des assurances facultatives proposées par Vivalangues (annulation, assistance rapatriement), les parents pourront renoncer sans frais à cette/ces assurance(s) dans un délai de 14 jours à compter de leur souscription et tant qu’aucune garantie n’a été mise en oeuvre. Dans ce cas, les parents devront justifier à Vivalangues de l’existence d’une garantie antérieure pour les risques couverts par la ou les assurance(s) facultative(s) souscrite(s). 
13 - RÈGLEMENT PARTICULIER : conformément au code du tourisme, un numéro de téléphone et une adresse permettant d’établir un contact direct avec le participant ou le responsable de son séjour sur place sont adressés par écrit aux parents 10 jours avant la date prévue du départ. Pour les inscriptions tardives, ces coordonnées seront adressées au plus tard 72 heures avant le départ (ou dès que ces renseignements seront en possession de Vivalangues). Les séjours organisés par Vivalangues (sauf formule «Dates au choix») le sont dans le cadre de groupes constitués. 
Conformément au code du tourisme, Vivalangues informera par tout moyen permettant d’en accuser réception (lettre, télécopie, e.mail adressé aux parents) les parents au plus tard 21 jours avant la date du départ pour le cas où le groupe devrait être annulé (le nombre minimum de participants n’étant pas atteint). En cas d’annulation d’un séjour, les parents pourront reporter le séjour du participant soit sur un autre lieu soit à une autre période. 
En cas de non-acceptation par les parents et/ou le participant, les sommes versées seront intégralement remboursées à l’exception de la cotisation et des assurances. Les parents et/ou participants renonceront dans ce cas à tout dommage et intérêt. Les autres conditions d’annulation sont celles des articles R211- 8 à R211-11 du Code du tourisme.
 Vivalangues fournit dans la documentation générale et informations spécifiques, les renseignements concernant les formalités de douane et de police ainsi que celles des autorités sanitaires. 
Compte tenu de l’évolution parfois rapide de la réglementation, il est impossible d’assurer une mise à jour continue de celle-ci, le respect de ces formalités d’entrée et de sortie de territoire de chaque pays, les coûts en résultant seront dans tous les cas à la charge du participant et/ou de ses parents. Le non-respect par le participant des formalités exigées à la sortie du territoire français ou à l’entrée dans le pays de séjour sera assimilé à une annulation du séjour. Dans ce cas, ni le participant ni les parents ne pourront prétendre à un quelconque remboursement. 
La surveillance des bagages et effets personnels incombe à leur propriétaire à chaque instant et en tous lieux. Les retards ou dommages causés aux bagages des participants pendant le voyage sont soumis aux conditions générales de la compagnie de transport. Le participant devra en informer le responsable local et/ou son encadrant ainsi que Vivalangues afin d’entamer les démarches nécessaires. Pendant le séjour, les affaires personnelles des participants restent sous leur responsabilité en tout lieu et tout temps. Aucune indemnisation ne sera accordée par Vivalangues en cas de perte, d’oubli ou de vol (sauf si une assurance vol a été souscrite et selon conditions de l’assurance). 
Les participants souffrant d’énurésie sont acceptés sous réserve que Vivalangues puisse leur trouver un hébergement. En cas de crise en cours de séjour, les frais de remise en état devront être réglés dans les 24 heures suivant la mise en demeure de l’organisation faute de quoi le participant sera rapatrié dans sa famille sans pouvoir prétendre à un remboursement quelconque. 
Nous acceptons les élèves qui présentent des problèmes médicaux particuliers sous réserve de trouver une famille qui accepte de les recevoir. Dans ce cas, un certificat médical de non contre indication est obligatoire, et pour certaines destinations un supplément tarifaire peut être appliqué. Nous n’acceptons pas de réclamation sur le lieu d’habitation, la composition de la famille d’accueil, son niveau social, sa race ou sa religion. Pour les USA, l’Australie, l’Argentine ou le Canada, en cas de perte du passeport, les parents s’engagent à régler à l’association toutes les sommes engagées par celle-ci afin d’obtenir des autorités une autorisation de sortie du territoire. C’est la raison pour laquelle il est indispensable de faire une photocopie du passeport de votre enfant que vous garderez. Nous nous réservons le droit de modifier certains programmes lorsque le contenu initialement prévu ne peut se dérouler normalement (fermeture exceptionnelle d’un musée, conditions climatiques, catastrophe naturelle, circonstances exceptionnelles ou imprévues etc). Dans ce cas, nous nous efforçons de trouver une activité de remplacement équivalente. 
Vous devez obligatoirement nous fournir un numéro de téléphone où nous sommes assurés de pouvoir joindre un responsable de l’enfant pendant son séjour à l’étranger, ainsi que l’adresse de cette personne (parent ou ami) qui s’est engagée à le recevoir et à l’héberger, si vous êtes absent, dans le cas où votre enfant devrait être rapatrié pour quelque cause que ce soit. 
14 - DONNEES A CARACTERE PERSONNEL : les informations que vous nous transmettez pour vos demandes d’inscription aux voyages et leur réalisation, pour vos demandes de brochures, pour vos abonnements à nos diverses communications, sont enregistrées dans nos systèmes informatiques. Notre politique en matière de gestion des données personnelles est consultable en ligne sur www.vivalangues.fr rubrique « politique de confidentialité ». Conformément à la loi du 6 janvier 1978 et à la réglementation relative à la protection des données (RGPD) du 27 avril 2016, vous disposez du droit d’opposition, d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité aux informations nominatives et aux données personnelles vous concernant. Vous pouvez dénoncer leur traitement en vous adressant par mail à info@vivalangues.fr ou par courrier à : VIVALANGUES - Service Communication -12 rue de Condé -BP 50221 - 59110 LA MADELEINE CEDEX 
15 - DROIT A L’IMAGE ET RESEAUX SOCIAUX : au cours du séjour, les participants pourront être photographiés. Ces photos pourront être utilisées dans la documentation Vivalangues et ses supports d’information ; elles sont présentées dans un but purement artistique et ne sont en aucun cas contractuelles. Dans tous les cas, le participant et ses parents renoncent à toute forme de rémunération. Aucune photo ou vidéo ne sera commercialisée par Vivalangues. Chaque parent ou représentant légal peut s’opposer à ces publications en adressant un courrier recommandé à Vivalangues, au plus tard le premier jour du séjour. Nous constatons que beaucoup de participants publient des photos ou vidéos sur des sites, blogs et réseaux sociaux qui échappent à tout contrôle de notre part. C’est la raison pour laquelle Vivalangues dégage toute responsabilité en cas de divulgation sur ces supports non contractuels, même en cas de refus des parents de voir l’image de leur enfant reproduite. Chaque participant est responsable de tous les textes, faits, opinions, graphismes, photos, etc. qu’il publie. Ces informations étant souvent partagées, Vivalangues ne saurait être tenue responsable des conséquences suite à leur découverte, conséquences qui peuvent alller jusqu’au refus de la famille d’accueil ou de l’organisateur local de poursuivre le séjour. Le rapatriement immédiat sera organisé aux frais des parents ou du responsable légal du participant. Si le participant utilise ’ordinateur ou l’accès internet de la famille d’accueil ou de la résidence pour publier du contenu, il sera alors tenu responsable de toutes les conséquences morales ou juridiques de ses agissements. Du fait même de la mémoire indéfinie d’internet, les messages, photos ou vidéos mis en ligne par le passé peuvent avoir des conséquences néfastes sur l’avenir s’ils ne sont pas détruits.

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